Năm hạn rà soát giấy tờ: lập bộ hồ sơ gia đình, kiểm hạn và cất giữ cho an toàn
Trả lời ngắn: Rà soát giấy tờ là cách thực tế nhất để giữ lời dặn năm hạn cẩn thận chuyện pháp lý. Hãy lập một danh mục giấy tờ của cả nhà, kiểm hạn căn cước, hộ chiếu, bằng lái, bảo hiểm, giấy tờ xe; gom bản gốc vào một hộp cất ở chỗ khô ráo, chống cháy nếu được; chụp bản số lưu ở nơi an toàn; và đọc kỹ mọi hợp đồng trước khi ký.
Vì sao năm hạn hay nhắc chuyện giấy tờ
Hạn Thiên La, Địa Võng được giải là lưới trời lưới đất, gắn với chuyện vướng mắc thủ tục, kiện tụng; Thiên Tinh gắn với chuyện tranh chấp, mắc lừa. Dù hiểu theo nghĩa nào, những rủi ro này có một điểm chung: rất nhiều rắc rối pháp lý bắt đầu từ giấy tờ thất lạc, hết hạn hay ký mà không đọc kỹ.
Một buổi chiều rà soát giấy tờ có thể ngăn được những rắc rối kéo dài cả năm. Đó là cách "giải hạn" bằng sự ngăn nắp.
Danh mục giấy tờ cơ bản
Giấy tờ nhân thân: căn cước, giấy khai sinh, hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ về cư trú. Giấy tờ tài sản: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, đăng ký xe, hợp đồng mua bán. Giấy tờ tài chính: sổ tiết kiệm, hợp đồng vay, hợp đồng bảo hiểm.
Giấy tờ học hành, công việc: bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm xã hội. Giấy tờ sức khỏe: thẻ bảo hiểm y tế, hồ sơ bệnh án quan trọng, sổ tiêm chủng của trẻ.
Kiểm hạn từng loại
Một số giấy tờ có thời hạn: hộ chiếu, bằng lái, đăng kiểm xe, bảo hiểm xe, thẻ bảo hiểm y tế, giấy phép kinh doanh. Ghi ngày hết hạn của từng thứ vào lịch điện thoại, đặt nhắc trước một hai tháng để kịp làm lại.
Hộ chiếu nhiều nước yêu cầu còn hạn một khoảng nhất định khi nhập cảnh, nên kiểm trước khi đặt vé đi nước ngoài. Quy định cụ thể tùy từng nước và từng thời điểm.
Thông tin trên giấy tờ có khớp nhau không
Tên, ngày sinh, số giấy tờ trên các loại giấy tờ khác nhau phải khớp nhau. Lỗi chính tả tên, sai ngày sinh giữa giấy khai sinh và căn cước, giấy tờ nhà còn ghi số giấy tờ tùy thân cũ là những chỗ gây rắc rối khi làm thủ tục mua bán, thừa kế, vay vốn.
Phát hiện chỗ lệch thì hỏi cơ quan có thẩm quyền về cách điều chỉnh, làm sớm khi chưa cần gấp sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
Cất giữ bản gốc
Gom bản gốc vào một hộp hoặc cặp hồ sơ có ngăn, để ở chỗ khô ráo, cao ráo, tránh ẩm mốc, mối mọt, tránh gần bếp và ổ điện. Nếu có điều kiện, dùng hộp chống cháy, chống nước.
Giấy tờ đặc biệt quan trọng như giấy chứng nhận nhà đất có thể cân nhắc gửi két ngân hàng. Cả nhà, ít nhất hai người lớn, nên biết hộp hồ sơ ở đâu.
Bản sao số và bản sao giấy
Chụp hoặc quét rõ từng giấy tờ, lưu ở một nơi lưu trữ an toàn có mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp. Bản sao số giúp làm lại nhanh khi mất bản gốc, và tra cứu nhanh khi cần thông tin.
Không gửi ảnh giấy tờ tùy thân qua tin nhắn cho người lạ, không đăng lên mạng xã hội. Ảnh căn cước, hộ chiếu bị lọt ra ngoài có thể bị dùng để mở tài khoản, vay tiền mạo danh.
Đọc kỹ trước khi ký
Rất nhiều tranh chấp bắt đầu từ chữ ký vội. Trước khi ký hợp đồng mua bán, thuê nhà, vay vốn, góp vốn, đọc hết các điều khoản, nhất là phần phạt, phần chấm dứt, phần trách nhiệm. Chỗ nào không hiểu thì hỏi, ghi chú lại.
Với giao dịch giá trị lớn, nên hỏi luật sư hoặc công chứng viên. Một chút chi phí tư vấn rẻ hơn rất nhiều so với một vụ kiện.
Không ký giấy tờ trắng, không đứng tên hộ
Không ký vào giấy trắng, hợp đồng chưa điền đủ thông tin. Không đứng tên hộ tài sản, công ty, tài khoản ngân hàng cho người khác dù là người quen. Đứng tên hộ có thể kéo mình vào trách nhiệm pháp lý mà mình không lường trước.
Cho mượn căn cước, cho người khác dùng tài khoản ngân hàng của mình để nhận tiền cũng là việc tuyệt đối nên tránh; đó là cách kẻ gian hay dùng để rửa tiền, lừa đảo.
Giấy tờ khi mua bán nhà đất
Mua bán nhà đất là giao dịch nhiều rủi ro nhất với người dân. Kiểm tra tình trạng pháp lý, quy hoạch, tranh chấp, thế chấp ở cơ quan có thẩm quyền trước khi đặt cọc. Đặt cọc nên có hợp đồng rõ ràng, ghi điều kiện hoàn cọc.
Quy định về giấy tờ, thuế, phí thay đổi theo thời gian và tùy địa phương; hỏi văn phòng công chứng, văn phòng đăng ký đất đai nơi có tài sản.
Di chúc và chuyện thừa kế
Người cao tuổi hay người có tài sản lớn có thể cân nhắc lập di chúc rõ ràng, đúng hình thức pháp luật quy định, để tránh tranh chấp trong gia đình sau này. Nhiều mâu thuẫn anh em kéo dài nhiều năm chỉ vì không có giấy tờ rõ ràng.
Việc lập di chúc nên hỏi công chứng viên hoặc luật sư. Bàn chuyện này với cả nhà một cách bình tĩnh, coi đó là chuẩn bị chu đáo, không phải chuyện xui xẻo.
Giấy tờ khi làm ăn, kinh doanh
Người kinh doanh cần rà giấy phép, hợp đồng với đối tác, hóa đơn chứng từ, nghĩa vụ thuế. Hợp đồng miệng với đối tác lâu năm nên dần được viết thành văn bản. Chứng từ thu chi lưu đủ thời gian theo quy định.
Khi có tranh chấp, người giữ đủ giấy tờ luôn ở thế chủ động hơn. Năm hạn là dịp để làm sổ sách cho ngăn nắp.
Cảnh giác lừa đảo liên quan giấy tờ
Có những cuộc gọi tự xưng cơ quan chức năng báo giấy tờ của mình liên quan vụ án, yêu cầu chuyển tiền để "xác minh", hoặc yêu cầu đọc mã xác thực. Cơ quan nhà nước làm việc qua giấy mời chính thức, không yêu cầu chuyển tiền qua điện thoại.
Gặp những cuộc gọi như vậy, cúp máy, gọi lại số điện thoại chính thức của cơ quan đó hoặc đến trực tiếp để hỏi.
Hộp hồ sơ khẩn cấp
Ngoài hộp lưu trữ, nên có một túi nhỏ đựng bản sao giấy tờ quan trọng, danh sách số điện thoại người thân, thông tin bảo hiểm, đơn thuốc đang dùng, ít tiền mặt. Khi có hỏa hoạn, lũ lụt phải sơ tán, cầm túi này đi là có đủ thứ cần thiết nhất.
Cập nhật túi mỗi năm một lần, có thể vào dịp đầu năm cùng lúc rà soát giấy tờ.
Giấy tờ của người cao tuổi và người ở xa
Cha mẹ già thường giữ giấy tờ theo cách riêng, có khi nhét trong tủ quần áo, gầm giường, con cháu không biết. Năm hạn là dịp ngồi cùng cha mẹ sắp xếp lại, ghi danh mục, hỏi rõ những giấy tờ quan trọng như sổ đỏ, sổ tiết kiệm, hợp đồng bảo hiểm đang ở đâu.
Với người thân sống xa hoặc ở nước ngoài, nên có bản sao số các giấy tờ cần thiết để khi họ cần làm thủ tục ở quê nhà, gia đình có thể hỗ trợ nhanh. Việc ủy quyền làm thủ tục nên làm đúng hình thức, hỏi công chứng viên.
Một vật nhỏ đặt trên bàn giấy tờ
Nhiều người đặt một cây như ý trên bàn làm việc như lời chúc mọi việc giấy tờ, thủ tục suôn sẻ, và cũng nhắc mình làm việc ngăn nắp. Nếu muốn có một vật như vậy, có thể xem các mẫu gậy như ý tại Thế Giới Phong Thủy, chọn cỡ vừa với mặt bàn và đặt nơi không vướng tay khi làm việc.